Блог на Калин Василев

В тази трета част от поредицата ми, в която споделям моя опит в управлението на проекти съм решил да обърна внимание на частта за формиране на екип.
След като вече сте подготвили плана на проекта е време да го стартирате. От този момент нататък всички предварителни оценки за продължителност на отделните задачи и дейности се превръщат в график, който трябва да се спазва. Самите задачи трябва да ги класифицирате по критичност.
Може да се каже, че важните стъпки в етапа на подготовката включва:
1. Формиране на екип
2. Подреждане (класифициране) на дейностите в график
3. Разработка на бюджета
Формирането на екипа следва да започва с преценка на необходимите за спецификата на проекта умения и качества на всеки един необходим ресурс. Те се очертават още в етапа на структурната разбивка на работата в етапа на планирането. В този етап можете да решите, че наличните ви хора нямат нужните умения и качества, за да извършат заплануваните задачи. Точно в този момент е необходимо да направите преценката дали ще са ви необходими външни хора, за да осъществите проекта си. Винаги трябва да сте в готовност да “вкарвате” и “изкарвате” нови хора в проекта, в зависимост от коя фаза се намирате и какви ресурси са ви необходими.
В някои случаи самия ръководител избира няколко или всички членове на екипа.. В други случай този избор се прави от неговите шефове. Ако в случай, че вашите ръководители избират членовете на екипа, ще се наложи вие сам да им оцените техните качества. Разпределяйте задачите в зависимост от най-доброто съотношение между способности и отговорности. Не е за пренебрегване и възможността да пратите един или няколко члена на вашият екип на обучение, за да придобият нужните умения. В този случай не забравяйте да предвидите пари в бюджета за тази дейност.
В повечето случай членовете на вашият екип ще се налага да препокриват няколко задачи, по няколко проекта или за първи път работят в екип. В ролята си на ръководител проект вие ще трябва да се убедите, че всеки един от членовете разбират задачите си и най-важното – имат желание да работят заедно.

В случай, че вече сте изградили екипа си сте наясно кой какви задачи ще изпълнява. В случай, че вашите ръководители са определили екипа ви първо трябва да се опознаете с всички членове и да сте наясно с техните възможности.
Лично аз при започване на работа с нов екип използвам следният метод за разпределение на задачите:
1. Съставяте си списъл на хората, които са част от екипа
2. Подреждате в списъчен формат всички налични умения и ресурси от които се нуждаете
3. Говорете в свободен разговор със всеки един от членовете на екипа, за които смята че самия той ги притежава
4. Накрая съчетайте уменията с хората и задачите.
С този метод същевременно ще поставите и началото на комуникационните връзки между членовете на екипа. В тези разговори членовете на екипа могат да ви посочат друг служител ор фирмата, който да притежава липсващите у другите умения и следователно да го включите и него в екипа.

След като съставите и изградите екипа си, огранизирайте встъпителна среща между всички членове. Запознайте хората с предстоящата работа и задачи за извършване. Заедно прегледайте изработения план на проекта и неговите цели, както и графика на проекта. По този начин можете да се запознаете и с тяхната гледна точка и може да ви дойдат допълнителни идеи и начини за разрешаване на дадена задачка или проблем.
Всички заедно обсъдете ролите и отговорностите на всеки един член и изяснете няколко важни моменти:
- по какъв начин ще се осъществява съвместната работа
- по какъв начин всички да се съобразят с изготвения план на проекта
- как да се изпълни направения график
Като провеждате тази първа среща окуражете хората, изслушвайте предложенията им къде може да се направят подобрения или изменения на плана. Тяхното мнение не е за пренебрегване. Приемете всички предложения на сериозно. Това важи най-много за областите и задачите, където отделните членове на екипа имат повече опит от вас. Несъмнено ще има такива области. След което можете да промените предварителните си оценки в съответствие с изказаните мнения и препоръки.

Успехът на всеки един проект зависи от степента на постигане на целите, които са поставени пред него. Колкото по-ясно и конкретни цели си поставите в началото, толкова повече намалявате риска от разногласия дали са постигнати между ръководните кадри. Независимо дали планирането се съпровожда с постоянни промени, бъдете готови винаги да преразглеждате целите си. Това се налага, защото в процеса на работа ще получавате все повече информация, която ще оказва пряко влияние върху целите ви.
Когато определяте и дефинирате целите си мислете умно. Всяка една определена цел за даден проект, трябва да отговаря и да бъде специфична, да може да се измерва (количествено или качествено), да бъде ориентирана към някакво действие. Най-важното при определянето на целите е те да бъдат реалистични и постигнати в определените срокове.
Когато дефинирате целите, които ще бъдат “гонени” с проекта, трябва да вземете под внимание
1. Качество на целите – определете качествени показатели, по които ще се измерват целите. Стандарти по които ще изпълнявате целите.
2. Огранизация на процеса – определете, разпределете и конкретно дефинирайте всички роли в проекта. Изяснете задачите за всеки един от участниците и какви ще са взаимоотношенията. Уверете се, че сте поставили точните задачи на правилният и компетентен човек
3. Комуникация – комуникационните връзки са от изключителна важност за правилното протичане и изпълнение на проекта. По тях ще се движи основната информация, която ви е нужна, за да постигнете целите си.
4. Риск – преценете къде ще намират рисковите моменти в проекта и ги опишете. Направете оценка на тези моменти и определете възможнисте начини за противовъздействие. Колкото по-рано си набележите рисковете, толкова повече свеждате възможността от неприятна изненада в проекта.
Независимо дали определяте целите или изпълнявате някой етап от проекта, бъдете готови за компромиси. Най-често ще ви се налага да правите компромиси с времето, разходите и качеството. Тези величини са взаимосвързани. Формулата на успеха, от която трябва да се водите е Качество = време + разходи Ако промените някой от тези показатели, вие променяте и крайният резултат, който се гони. Най-добре ще усетите силата на тези променливи, когато даденият проект е “набрал” скорост.
Да речем, че времето за разработка на новата ERP система е недостатъчно, тогава вие трябва да вземете още хора, които да се включат в процеса на разработката, или да приемете система, която не е във вид, който е планиран в началото.
Независимо от това, трябва да запомните, че по-ниското качество, не винаги означа провал за проекта. Най-важното е да си определите какви са важнити и основни изисквания на клиента. Ако в системата модула за предоставяне на репорти не е толкова важна и не засяга основната дейност, тогава насочете вниманието съм към част за складовата наличност. Важното е да си приоритизирате етапите и частите на проекта, на които клиента поставя най-голямо внимание. По-маловажните, можете да ги доразработите и след определеният краен срок. Най-важното е дадената система да отговаря на очакванията и изискванията на клиента. Това е така, защото може би се нуждат от нещо което просто да работи , а не от място, което да е събрало последните технологии в разработката.
Добре е още в началото да си определите коя от тези три величини е основна (време, качество, разходи) ще можете по-лесно да правите промени по проекта и в процеса на работа.
Много голяма част от проектите се провалят, защото ръководителят или топ мениджърите не могат да определят точно нуждата от финансови средстава или време за разработка. Един полезен инструмент, които се ползва при управлението на проекти и в процеса на планиране е структурното разпределение на работата (Work Breakdown Structure).
Това е помощен инструмент, чрез които можете да правите приблизително оценки за всяка част от проекта, да възлагате задачи, да проследявате дейността на проекта във всеки един момент и да определяте техният обхват. Основният замисъл на тази стратегия е да се раздели сложната дейност на по-малки задачи. Това се прави докато не се обхване всяка една задача до най-ниско ниво….до тогава, докато не можете да я раздробяте повече :) Стигнете ли до това ниво, вие вече сте определели всяка една задача от проекта и сте я направили по-удобна за изпълнение. За да създадете една такава разбивка на работата по проекта, трябва да можете да си отговорите на въпроса: Какво трябва да се направи, за да бъде изпълнена задачата ?
Продължавайте да си задавате този въпрос, докато не стигнете до крайната цел, т.е. задачката да не може да бъде разделяне на подзадачи. Съставете план приблизително колко време ще ви отнеме изпълнението на всяка една от разпределените задачи и колко ще струва тяхното изпълнение в парично и човешко изражение.
Колкото е по-сложен един проект, толкова повече нива на разпределение ще се състои. Не трябва да се безпокойте за последователността на извършване на дейностите. Съставяйки си план за изпълнение, вие си поставяте точно определени планове за всяка една от задачите. Лекото завишаване на предварителните оценки е доста добър начин да намалите риска. Но го правете открито, споделяйте го с топ мениджърите. След внимателното планиране ще сте наясно вече от какви ресурси се нуждаете. Ще имате явна представа за продължителността на проекта. Всичко това ще ви е необходимо за следващият етап на проекта – подготовката.
Един съвет: винаги базирайте преценката си на предишен опит, който сте натрупали. Използвайте усреднено време за изпълнение на една задачка. Ако в един проект дадена задачка ви е отнела 3 часа, а във втория то тя ви е струвала час и половина, то за следвашият проект я предвидете като разход от 2 часа за нейното изпълнение.
Запомнете, че предварителните преценки и оценки не са 100% сигурни. Не се ангажирайте с тяхното стриктно изпълнение на този етап от проекта.
Когато си определите точно целите, които ще се преследват убедете се, че всеки един от участниците е наясно с поставените задачи. Колкото по-рано те се ориентират в задълженията и са наясно с целите, толкова повече свеждате до минимум вероятността от рискови моменти.

В няколко поредни поста ще се опитам да ви дам основни насоки при управлението на проекти, ключови моменти и тънкости, с които да се съобразите при управлението им. Всички казано по-долу се основава на моя личен опит в управление на проекти и планирането им.
Преди да започнем с някакви насоки и специфики при управлението на проект трябва да уточним какво се крие зад термина “управление на проекти”.
Буквално проекта е работа, която трябва да се свърши, за да се постигне някаква цел. В бизнес проект може да се дефинира и като набор от взаимосвързани дейности, които се вършат от екип за определен период от време. Всеки един проект се състои от етапи на разработка. Жизненият цикъл на един проект се състои от няколко фази:
1. Планиране
2. Подготовка
3. Реализиция
4. Приключване
Всеки един от тези етапи имат свои цели, дейности, инструменти и специфични условия. Ръководител проекта трябва да може добре да разграничава и дефинира всеки един от тези етапи.
Всички етапи имат препокриване. Може да не вървят в точна последователност – започвайки с един, можете да се върнете към предходния и т.н. Например започвате даден проект с предварително планиран бюджет, имате и определени срокове (крайна дата). По-късно, когато навлезнете в подготовката, определяте с по-голяма точност всички срокове, разходи и ресурси в плана на проекта. Те за вас се явяват ценен източник на информация за бъдещето развитие на проекта. Като резултат се връщате отново в планирането, за да зададете с точност всички необходими вече конкретизирани данни. Връщането към първоначално зададените параметри не означава, че се лутате и незнаете на къде да поемете с проекта, а точно обратното – обогатяване с информация и конкретни цифри вашият проект, и сте наястно с цялостното му развитие.
Преди да започнете планирането и всякаква дейност по даден проект е необходимо да си определите кой е основният проблем, които ще се разглежда в проекта. Това определене е основно и колкото по-рано го оразмерите, толкова по-малко финансови загуби ще понесете в бъдеще. Твърде често се случва поради силното желание на топ-мениджърите да пуснат нов продукт на пазара, да не се съобразят с основният аспект, които трябва да се реши с развитието на проекта, и без да са запознати с дълбочината на проблема.
Несъобразявайките с основният проблем, рискувате да предложите твърде скъпо, сложно и неотговарящо на очакванията на потребителите продукт. За да можете да откриете, кои са ключовите моменти във вашият продукт, трябва да си отговорите на следните въпроси:
1. Какъв е смисъла и какво ще се постигне с нещата, които ще предприемем ?
2. Какво е предизвикало у хората необходимостта от решаване на проблема
3. Кои имат интерес от решаването на този проблем ?
4. Различават ли се целите на участниците в проекта ?
5. Какви ще са критериите, по които ще се оценява проекта ?

В следващите няколко теми ще се запознаем с това как да определяме най-правилно и точно необходимите ресурси за всеки един от тези въпроси.