Блог на Калин Василев

Ролята на лидера може да започне с определяне на оригиналната мисия, с планирането на проекта, с избор на членовете на екип. Но именно истинската работа след този момент. Точно сега.
Екипа се събира заедно и в началото това напълно различни хора, насядали около масата. Точно вие сте човека, който трябва да ги превърне в сплотен екип, посветен на общата мисия.
Процесите в екипа – лидерът трябва да бъде готов за междуличностните взаимоотношения, които от своя страна са естествени и предсказуеми. Екипа преминава през различни фази през своето развитие, като често включва конфликти и напрежение, които продължават докато не се намери стила на съвместната работа. Трябва всички заедно – ти и членовете на екипа ти, да преминете през това успешно. Управлението на процесите в екипа е също толкова важно, колкото е важно и управлението на задачите.
Организирайте начална среща. Независимо дали почвате проект с нов или вече съществуващ екип, началната среща е задължителна, защото тя е основата за добрата работа за вбъдеще.
На първата среща с екипа си засегнете някои от следните теми и въпроси:
- представяне на членовете, като всеки казва по нещо за себе си
- разясняване на общата цел. Какви са точно задачите? Какво трябва да се постигне и какво са сроковете? Отговаря ли на предварителните очаквания или трябва да се променят очакванията?
- създаване на основни правила за работа на екипа. Как ще се взимат решенията? Как, през колко време и кога ще се провеждат срещите?
- представяне на мисията на проекта и първи стъпки за сплотяване на екипа покрай нея. Това първоначално трябва да дойде от вас, членовете на екипа трябва да усетят вашият ентусиазъм.
Ясни цели – заедно с висшите мениджъри или с клиентите сте установили целите на проекта. След това следва не само да ги представите на останалите членове на екипа, но и да се опитате заедно да прецизирате задачите или да ги разбиете на подцели, за да върви по-лесно работата ви. Моментът, в който успявате да помогнете на групата да мисли и почувства мисията на проекта като своя, то поставяте началото на трансформирането и в екип.
За да може екипа ви да функционира и да се предвижва добре е необходимо да създадете основни правила за действие на екипа при управлението на проекта.

В предната статия ви запознах как и от къде да започнем с формирането на високо ефективен екип. След като вече определите ролите в екипа е нужно да започнете да набирате членове за него. Хората, които доброволно се включват в екипа, много често са по-отдадени на работата, отколкото колегите им, на които е възложено да станат част от него. Затова съберете всички свободни хора от вашият екип и ги запознайте с проекта. Попитайте ги, кой биха изявили веднага желание да се включат в него. Отдадеността е още по-голяма, когато хората осъзнават, че зад усилията на екипа стои постигането на нещо значимо. С ясен фокус за целите ще ви е по-лесно да намерите, хората които имате желание да привлечете в проекта си.
Когато трябва да избирате членовете на екипа си, ви препоръчвам да се съобразите със следното:
- изберете хора, които притежават разнообразни умения и опит (в управлението на проекти, във финансите, в маркетинга и т.н.)
- изберете хора, за които е доказано, че притежават талант при справянето с проблеми и при вземането на решения.
- попитайте другите ръководител проекти за препоръки за даден човек
- винаги търсене и избирайте хора, които имат нужните умения за работа в екип
- изберете хора, които ще приемат включването си в екипа като възможност да обединят знанията и уменията си с други.
Съобразявайте се с мотивацията и чувствата на хората от екипа ви. Всеки един член от екипа, внася в него своя талант, страхове, интереси и мотивация за работа. Винаги когато наемате хора за своя екип проявете разбиране към техните желания и нужди.
Не винаги само парите са основни при формирането на желание за работа в екип и по даден проект. Шанса да научат нещо ново и да израстнат професионално, признание за нови идеи и креативност, удоволствие от работата и да си част от екипа са само някои от водещите неща, които могат да стимулират членовете на екипа ви.
Наблюденията ми показват, че съобразявайки се с нуждите на отделните членове на екипа, ще постигнете много повече и ще отчетете по-големи резултати, отколкото ако се фокусирате само върху уменията им. На някого може да му е трудно да работи по 40+ часа през работната седмица. Какво ще направите, ако се нуждаете от уменията и знанията на този човек? Няма ли да разговаряте с него и да му гарантирате, че ще си тръгва на време от работа? Със сигурност има и други начини за измервате приноса и постиженията му в проекта освен със седмичните работни часове!

За да създадете ефективен екип, най-важното е да можете да обедините хората си. Не забравяйте, че познаването на материята е част от успешният път за създаване на екип, но не е и единствения.
Създаването на високо ефективен екип изисква много усилия от ваша страна. Това е сложен процес, за който постоянно трябва да се грижите. Но накрая ще се убедите, че усилията са си заслужавали!
Създаване на екип. Като лидер на екипа вие сте връзката между вашата група и висшите мениджъри в компанията или клиентите. Преди да започнете работа, подгответе екипа си за постигане на определените цели. Внимателно проучете всички мнения на шефовете си или клиентите. Например:
- ясна ли е целта на екипа, който ще сформирате ?
- реалистични ли са сроковете и бюджета ?
- разполагате ли с адекватни ресурси за постигане на заложените цели ?
- екипа ползва ли се с подкрепата и нужната свобода на действие, при извършване на дейността си ?
Това са основната и задължителна част от въпросите, които следва да си зададете в процеса на сформиране на екипа. Ако дори и на един от тези въпроси отговорът е НЕ, трябва да се борите, да защитавате своя екип и да му осигурите реални условия да си върши работата.
В този процес се налага да бъдете креативни. Да се борите, обаче не означава да хленчите, да се оплаквате или да се откажете от задачата си. Като човек, които управлява екипа, вие сте този, който трябва да прояви инициативност. Не може да очаквате всичко, от което се нуждаете да ви бъде предоставено наготово, особедно ако управлявате екип от скоро и нямате нужният опит.
Ако не ви достигат ресурси, огледайте се сред контактите си, приемайте идеи от всеки, който сметнете, че може да ви ги даде. Не се срамувайте да потърсите помощ от членове на екипа или хора от фирмата, защото те може да имат повече опит от вашия. Винаги проявявайте инициативност и находчивост, за да намерите точните хора, оборудване и технологиите, от които се нуждаете, за да свършете поставени задачи.
Като ръководител на екип или ръководител проект забележите, че сроковете и/или бюджетът са нереалистични, предложете точна алтернатива, твърдо застанете и кажете на когото трябва от какво имате нужда и защо. Винаги отстоявайте и докажете необходимостта от допълнителни ресурси, покажете какво може да се направи в определеното време или с отпуснатите средства.
Да се бориш, означава да проявиш мъдрост и внимателно използване на влиянието. Когато успешно управлявате екипа си, вие не само трупате опит, но и подобрявате репутацията си. Това има изключително голямо значение, когато привличате хора, когато се борите за проектите си, по които искате да работите.
Не забравяйте, че трябва все пак да бъдете и реалисти. Ако сте сигурни, че сроковете са абсурдни или ресурсите, просто ги няма, и решите да поемете работата с надеждата, че все нещо ще се нареди, то обричате екипа си на провал – и вероятно собствената си кариера. Самозалъгването може да доведе единствено до разочарование и катастрофа. Ще загубите доверието не само на висшият мениджмънт, но и да членовете на екипа си, на колегите си, които сте вкарали в губещ проект. Никои не обича да губи!
Задължително бъдете реалисти – ако целта не може да бъде постигната поради външни фактори, върху които нямате влияние, просто не се захващайте с това!
Защо се проваля даден екип ? Следете екипа и членовете му за сигнали, защото иначе рискувате да попаднете в задънена улица. Причините, поради които се провалят повече екип са :
1. липса на мениджърска подкрепа
2. неадекватни ресурси
3. слаб лидер – това е вашата роля
4. неразбрани или конфликтни цели
5. по-слаба концентрация върху задачите за сметка на личностни взаимоотношения
6. не поемане на личностна отговорност и задължения
7. прекалено голям или прекалено малък екип, като брой хора
8. липса на усещане на взаимоотношенията и споделяне на общата визия
9. неадекватна система за възнаграждение
Внимателното планиране може да ви помогне да подготвите екипа си за успех на всяко едно ниво и по всяко едно време.

Защо ви написах тези редове? Защото смятам с няколко статии да ви запозная с това как да създадете успешен екип, от какво трябва да се предпазите и на какво да наблегнете при сформирането на екип, за изпълнение на дадена задачка или проект.