Блог на Калин Василев

Бюджета към даден проект представлява финансовият план за действие по проекта. Той привежда всички стойности в измерими количества, определя цените на необходимите ресурси и очакаваната възвращаемост в рамките на определено време. Трябва да имате впредвид, че не всички бюджети са еднакви. По-голяма част от ръководителите на проекти, имат т.н. “сводобно пространство” в бюджетите си.

Бюджета не е само списък на всички разходи, включени в изпълнението на проекта. Той дава и възможност да видите дали разходите са оправдани спрямо очакваните резултати.
Първият и най-основен въпрос, който трябва да си поставим в началото на неговото изготвяне е – Какво ще е необходимо, за да реализираме проекта ?
Винаги когато тръгнете да съставяте бюджет за своя проект, разбивайте разходите на следните основни категории:
- Персонал – тук обикновенно планувайте най-големият ресурс от бюджета си. Включете и предвидете разходи за евентулано наемане на външни специалисти, ако вашият проект се нуждае от такива.
- Обучение – заделете пари и за обучение на членовете на екипа. Не всички може да могат да работят с наличните технологии или съоръжения. Може да се наложи да пратите част от екипа си на обучение във друга фирма, предлагаща такъв вид услуги.
- Транспорт – ако предвиждате заплащането на транспортни разходи на членовете на екипа си, тук е мястото да заделите пари за това.
- Ресурси – освен стандартните ресурси, оборудване и технологии дали няма да имате нужда от закупуването на допълнително такова, закупуване на лицензи за софтуер и т.н.
- Информация – ще трябва ли да закупувате анализи и доклади за някоя информация, от която се нуждае вашият проект ? Каква дейност на изследване за даден продукт трябва да се направи? Заделете пари и за тази част.
След като отметнали и определили сумите за всяка една категория е добре да си зададете въпроса “Дали не забравих нещо?”. Много е важно да не забравите да предвидите разходи за обучение, за да може всички членове на екипа ви да работят еднакво качествено и бързо. Не забравяйте да предвите и разходи за обучение за крайният потребител, с тях те ще се научат да работят с вашият продукт, ако има нужда от такива.
Заделете и предвидете си разходи за текущи нужди на членовете на екипа, които ще възникнат по време на проекта, за да не останете изненадани в последствие. Предвидете и пари за поддръжка на новите съоръжения, или за ъпдейт на софтуерните продукти, които използвате. Предвидете пари и за нови лицензи на софтуера, разходи за застраховки, за външни услуги.

Независимо колко добре сте планували бюджета си и сте гообмисляли, бъдете готови реалните суми и разходи да се различават от първоначално предвидените. Не се притеснявайте от това и винаги бъдете по-гъвкави и готови за промяна, но винаги в точно определените срокове, обща цена и никога не правете компромис с качеството на ключовите/основни места в проекта.

Technorati Profile

Методът на критичния път (CPM – Critical Path Method) е инструмент, чрез който можете да съставите график на дейностите, които трябва да се извършат по даден проект. С помощта на проведената структурна разбивка на задачите WBS (споменахме за нея в предните статии) и с резултати, които се очакват вече сте способни да определите графика на своя проект, както и последователността на всички задачи. Някои от тях можете да извършвате паралелно, изпълнението на някои да е следствие на други и т.н. Именно този метод на критичния път ви помага да планирате и определяте този процес.
Най-важните или така наречените критични дейности са тези, които определят главната продължителност на проекта. Именно тези дейности от проекта, трябва да бъдат завършени в срок, за да може и целия проект да завърши в срок. Определенето на тези моменти ще ви позволи и ще ви даде възможността да планирате по-ефикасно всички необходими ресурси за проекта.

Има два широко разпространени и най-прилагани инструмента за планиране и съставяне на графика към даден проект, както и за неговото следене. Това са схеми на последователните операции, изразявани чрез диаграмата PERT, и стълбовидни, като диаграмата на Gantt.
Диаграмата на PERT е подобна на методата на критичния път, където критични път се представя във вид на цикли, които очертават дейностите. Чрез диаграмата можете да разберете, кога най-точно можете да завършите проекта си. Също така от тази диаграма можете да разберете, че дейности А и С са най-критични за спазване на крайните срокове. С помощта на тази информация, можете да прецените да кажем, че трябва да реорганизирате наличните си ресурси и да се концентрирате върху критичните.
Чрез схемата на PERT можете да си направите изводи за:
- кога да бъде началната дата за всяка една задача
- колко време е определено за всяка една задача от проекта и кога трябва да бъде приключена тя.
- коя задача в даден момент е в процес на изпълнение
- връзката и зависимостта на всяка една задача, резултат и събитие към даденият проект

Чрез диаграмата на Gantt се илюстрира продължителността и хронологичния ред на задачите или дейностите, към даден проект. Недостатъка тук, е че не може да се визуализират зависимостите между отделните задачи, т.е. която трябва да бъде завършена преди да се започне с изпълнението на следващата.

В следващите редове ще се опитам да ви дам малко насоки при изграждането на диаграмата на Gantt. При нейносто съставяне се наблюга главно на цялото и точно описание на проекта. П друг начин казано ще съставите визуална рамка на проекта.

Стъпките при изграждането на диаграмата на Gantt са следните:
1. Съставете списък на всички етапи от проекта – от първия до последния, като ги подреждате в колона една под друга.
2. Добавете таблица на нужното време, която се простира от горния до най-долния край на страницата. Чрез нея ще отчитате началната и крайна дата на задачите.
3. Начертайте празен правоъгълник, който ще очертае образно началната и крайната дата за всеки един период.
4. Начертайте такива правоъгълници за всеки етап от проекта. Като извършвате тази дейност се уверете, че взаимозависимите задачи са в последователност, т.е. със завършването на една започва изпълнението на другата задача от проекта.
5. За независимите задачи начертайвайки правоъгълниците въведете и предполагаемото време, за изпълнение на всяка една задача. Определете го според наличните качества и възможностите на хората, които ще вземат участие в изпълнението на задачата.
6. Незабравяйте, че като подреждате примерните дати за всяка една от задачите да не прескочите определената и фиксирана дата за крайна дата на големия проект. Доста конфузно би се получило, ако наслагвайки дати за всяка една от задачите неусетно преминете датата на крайния срок на проекта.
7. Винаги добавяйте подходяща легента, обозначаваща началото на всеки един нов етап.
8. Използвайте графики, за да посочите кои заинтересовани участници са отговорни за извършването на конкретна дейност от дадения проект.
9. Запознайте всеки един от участниците в проекта с тази диаграма, за да получите обратна връзка.
10. Ако е необходимо винаги можете да нанасяте корекции на първоначално въведените данни и дати.
Чрез стълбовидните диаграми като Gantt можете да проследите текущото състояние на проекта, да знаете всеки един момент какво е очакваното време за завършване на проекта, да получите прогноза за продължителността на изпълнение на всяка една от задачите, да следите последователността на всяка задача от проекта.

Как да изберете най-подходящата диаграма за вашият проект ?
Най-вероятно във вашата работа като ръководител екип и в управлението на даден проект ще се наложи да използвате и двете графики, за да постигнете краен резултат. Която и двете диаграми за критичния път да изберете и чрез двете можете да да покажете явно какво трябва да бъде свършено, колко време ще е нужно, за да се свърши и каква трябва да е последователността на задачките, за да стигнете до крайния резултат – успешно завършване на на проекта. Чрез тях ще можете да видите и кой за каква задача отговаря от вашият екип.
Спирайки се на стълбовидните диаграми, като тази Gantt, отлично ще можете да запознаете всички участници и заинтересовани как се развива проекта. Използвайте диаграмите на последователните задачи, за да споделяте подробна информация със свойте супервайзъри. Това е доста мощен инструмент при използване на някакъв вид софтуер, където всеки един във всеки един момент може да се запознава къде са настъпили промени.

Независимо от всички предимства и недостатъци на методите, се доверете на себе си и използвайте този метод за съставяне на график, който най-много ви допада на вас. Никога не използвайте някой метод, защото сте видяли това от някой друг или защото това било актуално в момента.
Винаги се доверявайте на своя опит или ако сте начинаещ се допитайте до ваши колеги, осланяйте се първоначално на техния опит. Винаги си отговаряйте на въпроса “До колко сте доволен от избраната схема?”.

Като обобщение за диаграмите за отбелязване на критичния път може да се кажат по един основен плюс и минус.
Диаграма тип PERT или диаграма на последователните операции/задачи
+ : Дават възможност за по-добро познаване на всички части в проекта
- : Доста са сложни и изискват време, за да се разберат и усвоят изцяло

Диаграма тип Gantt или стълбовидна диаграма:
+ : Лесно структуриране и създаване. Лесно се разчитат и се споделя информация между всички заинтересовани в проекта хора.
- : Много е трудно да се отчете зависимостта при задачите, как промяната на една област влияе върху останалите. Доста времеемко и ресурсоемко е да се поддържат актуални, когато проекта е в разгара си и “набере” скорост.

С това мисля да завърша статиите си за определяне на график за даден проект. В една следващата поредица ще ви запозная с това как да съставите бюджета на даден проект, какво да вземете под внимание и с кое да се съобразите. След като приключим и с формирането на бюджета към даден проект ще започнем с процеса на негото стартиране и начални стъпки на управление му.

П.П. искам да блогодаря на българската версия на Wikipedia, за предоставените картинки на графиките тип PERT и Gantt :)

В тази публикация имам намерение да ви запозная с това как да си съствите график за изпълнение на проекта и това как по-ефективно да предприемете неговото изпълнение.

Всички проекти имат фиксирани начални и крайни дати, независимо от наличните ресурси. Да кажем, че вие искате да започнете веднага работа по проекта, но нямате налични хора, материали и т.н.
Съставянето на график за проекта е стандартна и важна задача, за да може изпълнението му да е успешно. Започнете като определите абсолютната дата, тази която не може да варира във времето. Като в последствие започнете да определяте време, като започнете назад от нея. Минаването назад по веригата е отличен подход да определите максимално реални срокове. Задължително разберете и проучете кои дати не подлежат на промяна и коментар. Запомнете, че нито една задача не трябва да продължава повече от 5 седмици и се водете винаги от логиката, а не от това да има повече детайли.
Последователността на съставяне на график на проекта включва следните етапи:
1. Винаги използвайте структурно разпределяне на работата, за да сте в състояние да изработите списък на конкретните задачи и дейности
2. Определете точно каква работа трябва да се извърши по дадена дейност, за да може навреме да се генерират документите по нея
3. Използвайте формулираните задачи при съставянето на график с конректни дати за изпълнение
4. Изяснете къде може да се получи забавяне или пречка, които биха могли да объркат графика
5. Определете начините и способите за справяне с тях или заложете допълнително време за тяхното решаване
6. Използвайте системи за контрол и комуникация, за да може да допълните или корегирате графика си преждевременно
7. Винаги уведомявайте всички преки участници в проекта, на какъв стадии е той и до къде е стигнал в своето развитие.

След като започнете да формулирате графика на проекта си, едно от най-важните неща е да формулирате и построите критичен път. Това представлява най-доброто развитие на дейностите по даденият проект, които могат да бъдат завършени в най-кратки срокове. За да може да го определите най-добре:
- съставете списък на всички дейности и направете кратко описание на всяка една от тях.
- определете приблизително колко време ще ви е нужно за изпълнението на всяка една от тях
- съставете и отбележете в списък какво трябва да се направи преди да се започне изпълнението на дадена формулирана задача
- начертайте диаграма на критичния път (виж края на статията)
- изчислете възможно най-ранния краен срок за изпълнение на всяка дейност
- направете приблизителна оценка на времет, необходимо за самия проект.

С това мисля да приключа, като в следващият път ще ви запозная в детайлност с диаграмата на критични път. Ще обърна внимание и на най-разпространените формати на тази диаграма и основните стъпки при тяхното изграждане.

В тази трета част от поредицата ми, в която споделям моя опит в управлението на проекти съм решил да обърна внимание на частта за формиране на екип.
След като вече сте подготвили плана на проекта е време да го стартирате. От този момент нататък всички предварителни оценки за продължителност на отделните задачи и дейности се превръщат в график, който трябва да се спазва. Самите задачи трябва да ги класифицирате по критичност.
Може да се каже, че важните стъпки в етапа на подготовката включва:
1. Формиране на екип
2. Подреждане (класифициране) на дейностите в график
3. Разработка на бюджета
Формирането на екипа следва да започва с преценка на необходимите за спецификата на проекта умения и качества на всеки един необходим ресурс. Те се очертават още в етапа на структурната разбивка на работата в етапа на планирането. В този етап можете да решите, че наличните ви хора нямат нужните умения и качества, за да извършат заплануваните задачи. Точно в този момент е необходимо да направите преценката дали ще са ви необходими външни хора, за да осъществите проекта си. Винаги трябва да сте в готовност да “вкарвате” и “изкарвате” нови хора в проекта, в зависимост от коя фаза се намирате и какви ресурси са ви необходими.
В някои случаи самия ръководител избира няколко или всички членове на екипа.. В други случай този избор се прави от неговите шефове. Ако в случай, че вашите ръководители избират членовете на екипа, ще се наложи вие сам да им оцените техните качества. Разпределяйте задачите в зависимост от най-доброто съотношение между способности и отговорности. Не е за пренебрегване и възможността да пратите един или няколко члена на вашият екип на обучение, за да придобият нужните умения. В този случай не забравяйте да предвидите пари в бюджета за тази дейност.
В повечето случай членовете на вашият екип ще се налага да препокриват няколко задачи, по няколко проекта или за първи път работят в екип. В ролята си на ръководител проект вие ще трябва да се убедите, че всеки един от членовете разбират задачите си и най-важното – имат желание да работят заедно.

В случай, че вече сте изградили екипа си сте наясно кой какви задачи ще изпълнява. В случай, че вашите ръководители са определили екипа ви първо трябва да се опознаете с всички членове и да сте наясно с техните възможности.
Лично аз при започване на работа с нов екип използвам следният метод за разпределение на задачите:
1. Съставяте си списъл на хората, които са част от екипа
2. Подреждате в списъчен формат всички налични умения и ресурси от които се нуждаете
3. Говорете в свободен разговор със всеки един от членовете на екипа, за които смята че самия той ги притежава
4. Накрая съчетайте уменията с хората и задачите.
С този метод същевременно ще поставите и началото на комуникационните връзки между членовете на екипа. В тези разговори членовете на екипа могат да ви посочат друг служител ор фирмата, който да притежава липсващите у другите умения и следователно да го включите и него в екипа.

След като съставите и изградите екипа си, огранизирайте встъпителна среща между всички членове. Запознайте хората с предстоящата работа и задачи за извършване. Заедно прегледайте изработения план на проекта и неговите цели, както и графика на проекта. По този начин можете да се запознаете и с тяхната гледна точка и може да ви дойдат допълнителни идеи и начини за разрешаване на дадена задачка или проблем.
Всички заедно обсъдете ролите и отговорностите на всеки един член и изяснете няколко важни моменти:
- по какъв начин ще се осъществява съвместната работа
- по какъв начин всички да се съобразят с изготвения план на проекта
- как да се изпълни направения график
Като провеждате тази първа среща окуражете хората, изслушвайте предложенията им къде може да се направят подобрения или изменения на плана. Тяхното мнение не е за пренебрегване. Приемете всички предложения на сериозно. Това важи най-много за областите и задачите, където отделните членове на екипа имат повече опит от вас. Несъмнено ще има такива области. След което можете да промените предварителните си оценки в съответствие с изказаните мнения и препоръки.