Воденето на дискусии безспорно е най-доброто място за комуникация в екипа, така че отделете специално внимание на дискусиите – как протичат и до какви резултати водят.
Когато сформирате и започвате дискусия с екипа си, ви предлагам да използвате някои от следните насоки, за да сте сигурни, че ще получите верния резултат:
1. Провеждайте срещите по един и същ формат, така че членовете на екипа да знаят какво да очакват. Този формат се превръща в навик за екипа и често повишава продуктивността.
2. Запознайте се с дневния ред преди срещата. Така ще можете да се подготвите за дебатите, които предстоят.
3. Фокусирайте се върху решаването на проблеми по време на срещите вместо върху споделянето на информация.
4. Не губете ценно време за разпространяването на информация, която може да се достави на членовете на екипа предварително.
5. Дръжте дискусията в рамките на темата – когато започне да се отклонява, върнете хората към обсъждания проблем
6. Предложете новите проекти да се обсъждат в края на срещата.
Някои от тези задачи се изпълняват от водещия на срещата – това може да сте вие, в лицето на ръководител проект или друг член на екипа.
По време на срещите помолете всеки да каже какво мисли по предложенията – така ще се почувствате по-обвързан. Спрете свободните разговори, седнете около масата и определете кой кога ще говори. Това е начинът мнението и на този, който се притеснява, да бъде чуто.
Изследвайте всяка една противоположна гледна точка. Те могат да бъдат безкрайно полезни източници за нови идеи, но трябва да се управляват внимателно. Стимулирайте изказването на всякакви гледни точки.
Например определете един член от екипа, който да изпълнява ролята на “адвокат на дявола” във всички големи дебати и при вземане на важни решения. Дори и когато изглежда, че екипът е постигнал съгласие, той ще накара хората да преосмислят гледните си точки. Потърсете всички възможни гледни точки и ги обмислете. Когато се прилага само едно, членовете може да помислят, че тяхното мнение не е важни, и екипът да загуби възможността да чуе по-успешната алтернатива.
Уверете се, че всички членове на екипа могат да изкажат своето мнение и да направят предложения.
Една много добра мисъл на Джийн Уелдон, която винаги ме кара да се замисля и да я следвам безпрекословно:
“Няма нищо по ценно от човек, който мисли по различен начин. И нищо по-вдъхновяващо от казаната след това реплика: Браво, прав си!”
Запомнете я и не се страхувайте да похвалите членовете на екипа си!
what do you think?