Последната фаза в жизнения цикъл на проекта е неговото постепенно приключване. Ако всичко е минало по план – задачите са изпълнени, възникналите проблеми са решени и всички участници са доволни, значи може да поздравите себе си и членовете на екипа ви. Време е да се празнува :)
Независимо дали проекта е продължил повече от очакваното или сте направили повече разходи от предвидените в бюджета, задължително направете крайна оценка на проекта. Предвидете малко време за обсъждане на свършената работа. Важно е да опишете и дискутирате целия процес. По този начин всеки, които е научил по нещо ще го сподели с останалите.
Подгответе се и направете заключителни оценки.
Смисъла на тази оцента е да разберете, кое по проекта е преминало успешно и в кои етапи зле. Това трябва да го свършите в присъствието на целия екип, защото това обобщение ще е от полза за всички.
Как да направите оценката ?
Добър начин е да съставите списък на всички “успешни практики”, прилагани в управлението на проекти. Това ще ви е от полза и за бъдещи проекти. Обсъдете с екипа как бихте могли да подобрите процеса и да избегнете проблеми за вбъдеще.
Окуражавайте желанието за учене – използвайте тази оценка като възможност да се научат нови неща, а не като критика или обвинение. Има случай, когато членове на екипа се притесняват, че ще бъдат наказани заради минали грешки. Анализирайте ги заедно и ги накарайте да се почустват сигурни.
Използвайте външни анализатори – оценката на проекта, най-добре се извършва от външни лица, които могат да дадат обективна оценка въз основа на предоставената от вас информация. Обикновено при по-дълги проекти, членовете на екипа се сближават и често губят преценка кой, какво и как е свършил.
Напишете заключителен доклад – заключителният доклад документира всичко и цялата информация, която ще полезна не само за ръководител проекта, членовете на екипа или заинтересованите участници, но и за бъдещи ръководители, които могат да използват натрупаната информация, която планират нови проекти. Добре е доклада за включва следните раздели, като си отговорите на въпросите:
– сегашен статус на проекта – какви бяха първоначалните цели и какво беше постигнато ?
– бъдещ статус – каква ще бъде съдбата на проекта, когато бъде завършен? Ще стане ли част от текущия процес или не ?
– ума ли задачи, които трябва да се извършат след края на проекта – какво е състоянието на всички неща, които продължават да действат – по-висок риск или такива, които се извършват от външни лица.
– оценка на риска – ума ли ситуации, които биха могли да доведат до финансови загуби, провал на проекта или други проблеми?
– полезна информация за други проекти – има ли полезна информация, която може да се използва при ръководенето и управлението на нови проекти?
– Ограничения на финансовата ревизия – има ли някакви фактори, които да повлияят на финансовата ревизия ? Има ли липсваща или неясна информация? Имаше ли хора в екипа, които не искаха да дават доброволно информация за проекта и за работата?
И накрая отделете малко внимание, за да прегледате целия процес отново. Дайте сметка за “неравните места” в процеса на проекта, който изминахте. Не забравяйте да се забавлявате :) Предвидете едно празненство за успешно приключване на проекта. Майк Рам, добре е казал, какво трябва да се прави, когато проекта свърши :)
докладобобщение на проектаприключване на проектУправление на проекти
1 COMMENT