Мениджър на виртуален екип

Както споменах преди известно време, чрез управлението на виртуални екипи се налага и нова култура в науката за ръководене на проекти.
Като мениджър на виртуален екип, трябва да подкрепяте екипа си, като:
– реорганизирате работата на членовете и нейната важност;
– насърчавате членовете на екипа да задават въпроси, включително и такива как да работят екипно, въпреки отдалечеността си един от друг;
– подтиквайте ги и се опитвайте да създавате някакви места за споделяне на информация. Несъмнено ще се постигне повишаване на ефективността. Може да използвате скайп чат стай, някакво уеб решение за споделяне на информация и др.
– усленете максимално формалната организация и работния процес. При управлението на виртуални екип много често прекалената промава комуникация усложнява доста проекта.
– подобрявайте и развивайте комуникационните канали. Никой член на екипа не трябва да бъде лишен от информация за взетите решения за проекта.

Различните комуникационни техноогии могат да бъдат използвани за постигането на различни цели. Използвайте пълноценно корпоративната мрежа (Интранет), за да подобрявате този процес. Освен вътре в екипа, трябва да се стремите да поддържате и добри комуникационни канали между самия екип и останалите страни – клиенти и доставчици.
Няма точно определени правила или елементи за изграждането на такива канали, но някои основни от тях са:
– уеб системи – използвайте ги, за да предоставите платформа за достъп до документи, графични изображения или някакви медия файлове, който оказват пряко въздействие върху работата на екипа. Чудесен пример за това, като има и доста безплатни решения за document repository като уеб приложение.
– уеб или интерактивни конференции – скайп чат, конферентни разговори.
– email – най-мощното оръжие при управлението на виртуални екипи.
Термини като “виртуална конференция”, “виртуална група” или “онлайн разговор” в съвременния свят се свързват с много технологични начини за връзка. Те може да са в реално време, като видео и аудио конферентна връзка, или да предоставят възможност на различни хора от различни места да се присъединяват по всяко едно време.
Различните видове Groupware софтуер (незнам как да го преведа) предоставят почти неограничени възможности и са създадени именно в подкрепа на управлението на виртуални екипи.
Мои познати в началото направиха големи грешки свързани с налагането на Groupware технологии в управлението. Затова запомнете и не:
– се опитвайте да налагате Groupware като стратегия и да преминавате към реинженеринг на дейността на компанията
– очаквайте да инсталирате някакъв Groupware и всичко да стане с магическа пръчка
– избирайте първо Groupware приложение и после да търсите къде да го внедрите като решение за даден проблем
– внедрявайте Groupware и да очаквате служителите сами да разберат и научат процеса как да си служат с него. Проявете търпение и отделете ресурс за обучение
– карайте служителите си насила да използват Groupware и не ги наказвайте, ако не го правят
– използвайте Groupware технология, за да промените политиката на фирмата си

groupwareвиртуални екипиекипуправление на екипи