Метод на критичния път

Методът на критичния път (CPM – Critical Path Method) е инструмент, чрез който можете да съставите график на дейностите, които трябва да се извършат по даден проект. С помощта на проведената структурна разбивка на задачите WBS (споменахме за нея в предните статии) и с резултати, които се очакват вече сте способни да определите графика на своя проект, както и последователността на всички задачи. Някои от тях можете да извършвате паралелно, изпълнението на някои да е следствие на други и т.н. Именно този метод на критичния път ви помага да планирате и определяте този процес.
Най-важните или така наречените критични дейности са тези, които определят главната продължителност на проекта. Именно тези дейности от проекта, трябва да бъдат завършени в срок, за да може и целия проект да завърши в срок. Определенето на тези моменти ще ви позволи и ще ви даде възможността да планирате по-ефикасно всички необходими ресурси за проекта.

Има два широко разпространени и най-прилагани инструмента за планиране и съставяне на графика към даден проект, както и за неговото следене. Това са схеми на последователните операции, изразявани чрез диаграмата PERT, и стълбовидни, като диаграмата на Gantt.
Диаграмата на PERT е подобна на методата на критичния път, където критични път се представя във вид на цикли, които очертават дейностите. Чрез диаграмата можете да разберете, кога най-точно можете да завършите проекта си. Също така от тази диаграма можете да разберете, че дейности А и С са най-критични за спазване на крайните срокове. С помощта на тази информация, можете да прецените да кажем, че трябва да реорганизирате наличните си ресурси и да се концентрирате върху критичните.
Чрез схемата на PERT можете да си направите изводи за:
– кога да бъде началната дата за всяка една задача
– колко време е определено за всяка една задача от проекта и кога трябва да бъде приключена тя.
– коя задача в даден момент е в процес на изпълнение
– връзката и зависимостта на всяка една задача, резултат и събитие към даденият проект

Чрез диаграмата на Gantt се илюстрира продължителността и хронологичния ред на задачите или дейностите, към даден проект. Недостатъка тук, е че не може да се визуализират зависимостите между отделните задачи, т.е. която трябва да бъде завършена преди да се започне с изпълнението на следващата.

В следващите редове ще се опитам да ви дам малко насоки при изграждането на диаграмата на Gantt. При нейносто съставяне се наблюга главно на цялото и точно описание на проекта. П друг начин казано ще съставите визуална рамка на проекта.

Стъпките при изграждането на диаграмата на Gantt са следните:
1. Съставете списък на всички етапи от проекта – от първия до последния, като ги подреждате в колона една под друга.
2. Добавете таблица на нужното време, която се простира от горния до най-долния край на страницата. Чрез нея ще отчитате началната и крайна дата на задачите.
3. Начертайте празен правоъгълник, който ще очертае образно началната и крайната дата за всеки един период.
4. Начертайте такива правоъгълници за всеки етап от проекта. Като извършвате тази дейност се уверете, че взаимозависимите задачи са в последователност, т.е. със завършването на една започва изпълнението на другата задача от проекта.
5. За независимите задачи начертайвайки правоъгълниците въведете и предполагаемото време, за изпълнение на всяка една задача. Определете го според наличните качества и възможностите на хората, които ще вземат участие в изпълнението на задачата.
6. Незабравяйте, че като подреждате примерните дати за всяка една от задачите да не прескочите определената и фиксирана дата за крайна дата на големия проект. Доста конфузно би се получило, ако наслагвайки дати за всяка една от задачите неусетно преминете датата на крайния срок на проекта.
7. Винаги добавяйте подходяща легента, обозначаваща началото на всеки един нов етап.
8. Използвайте графики, за да посочите кои заинтересовани участници са отговорни за извършването на конкретна дейност от дадения проект.
9. Запознайте всеки един от участниците в проекта с тази диаграма, за да получите обратна връзка.
10. Ако е необходимо винаги можете да нанасяте корекции на първоначално въведените данни и дати.
Чрез стълбовидните диаграми като Gantt можете да проследите текущото състояние на проекта, да знаете всеки един момент какво е очакваното време за завършване на проекта, да получите прогноза за продължителността на изпълнение на всяка една от задачите, да следите последователността на всяка задача от проекта.

Как да изберете най-подходящата диаграма за вашият проект ?
Най-вероятно във вашата работа като ръководител екип и в управлението на даден проект ще се наложи да използвате и двете графики, за да постигнете краен резултат. Която и двете диаграми за критичния път да изберете и чрез двете можете да да покажете явно какво трябва да бъде свършено, колко време ще е нужно, за да се свърши и каква трябва да е последователността на задачките, за да стигнете до крайния резултат – успешно завършване на на проекта. Чрез тях ще можете да видите и кой за каква задача отговаря от вашият екип.
Спирайки се на стълбовидните диаграми, като тази Gantt, отлично ще можете да запознаете всички участници и заинтересовани как се развива проекта. Използвайте диаграмите на последователните задачи, за да споделяте подробна информация със свойте супервайзъри. Това е доста мощен инструмент при използване на някакъв вид софтуер, където всеки един във всеки един момент може да се запознава къде са настъпили промени.

Независимо от всички предимства и недостатъци на методите, се доверете на себе си и използвайте този метод за съставяне на график, който най-много ви допада на вас. Никога не използвайте някой метод, защото сте видяли това от някой друг или защото това било актуално в момента.
Винаги се доверявайте на своя опит или ако сте начинаещ се допитайте до ваши колеги, осланяйте се първоначално на техния опит. Винаги си отговаряйте на въпроса “До колко сте доволен от избраната схема?”.

Като обобщение за диаграмите за отбелязване на критичния път може да се кажат по един основен плюс и минус.
Диаграма тип PERT или диаграма на последователните операции/задачи
+ : Дават възможност за по-добро познаване на всички части в проекта
– : Доста са сложни и изискват време, за да се разберат и усвоят изцяло

Диаграма тип Gantt или стълбовидна диаграма:
+ : Лесно структуриране и създаване. Лесно се разчитат и се споделя информация между всички заинтересовани в проекта хора.
– : Много е трудно да се отчете зависимостта при задачите, как промяната на една област влияе върху останалите. Доста времеемко и ресурсоемко е да се поддържат актуални, когато проекта е в разгара си и “набере” скорост.

С това мисля да завърша статиите си за определяне на график за даден проект. В една следващата поредица ще ви запозная с това как да съставите бюджета на даден проект, какво да вземете под внимание и с кое да се съобразите. След като приключим и с формирането на бюджета към даден проект ще започнем с процеса на негото стартиране и начални стъпки на управление му.

П.П. искам да блогодаря на българската версия на Wikipedia, за предоставените картинки на графиките тип PERT и Gantt :)

мениджмънтПроектиуправление