Бюджета към даден проект представлява финансовият план за действие по проекта. Той привежда всички стойности в измерими количества, определя цените на необходимите ресурси и очакаваната възвращаемост в рамките на определено време. Трябва да имате впредвид, че не всички бюджети са еднакви. По-голяма част от ръководителите на проекти, имат т.н. “сводобно пространство” в бюджетите си.
Бюджета не е само списък на всички разходи, включени в изпълнението на проекта. Той дава и възможност да видите дали разходите са оправдани спрямо очакваните резултати.
Първият и най-основен въпрос, който трябва да си поставим в началото на неговото изготвяне е – Какво ще е необходимо, за да реализираме проекта ?
Винаги когато тръгнете да съставяте бюджет за своя проект, разбивайте разходите на следните основни категории:
– Персонал – тук обикновенно планувайте най-големият ресурс от бюджета си. Включете и предвидете разходи за евентулано наемане на външни специалисти, ако вашият проект се нуждае от такива.
– Обучение – заделете пари и за обучение на членовете на екипа. Не всички може да могат да работят с наличните технологии или съоръжения. Може да се наложи да пратите част от екипа си на обучение във друга фирма, предлагаща такъв вид услуги.
– Транспорт – ако предвиждате заплащането на транспортни разходи на членовете на екипа си, тук е мястото да заделите пари за това.
– Ресурси – освен стандартните ресурси, оборудване и технологии дали няма да имате нужда от закупуването на допълнително такова, закупуване на лицензи за софтуер и т.н.
– Информация – ще трябва ли да закупувате анализи и доклади за някоя информация, от която се нуждае вашият проект ? Каква дейност на изследване за даден продукт трябва да се направи? Заделете пари и за тази част.
След като отметнали и определили сумите за всяка една категория е добре да си зададете въпроса “Дали не забравих нещо?”. Много е важно да не забравите да предвидите разходи за обучение, за да може всички членове на екипа ви да работят еднакво качествено и бързо. Не забравяйте да предвите и разходи за обучение за крайният потребител, с тях те ще се научат да работят с вашият продукт, ако има нужда от такива.
Заделете и предвидете си разходи за текущи нужди на членовете на екипа, които ще възникнат по време на проекта, за да не останете изненадани в последствие. Предвидете и пари за поддръжка на новите съоръжения, или за ъпдейт на софтуерните продукти, които използвате. Предвидете пари и за нови лицензи на софтуера, разходи за застраховки, за външни услуги.
Независимо колко добре сте планували бюджета си и сте гообмисляли, бъдете готови реалните суми и разходи да се различават от първоначално предвидените. Не се притеснявайте от това и винаги бъдете по-гъвкави и готови за промяна, но винаги в точно определените срокове, обща цена и никога не правете компромис с качеството на ключовите/основни места в проекта.
1 COMMENT