Едно от основните задължения на ръководител проекта е контролът върху бюджета. След като се планирали и оценили внимателно бюджета, сега вашето внимание трябва да е насочено към следене на цифрите, за да сте сигурни, че реалните разходи ще съответстват на предвидените в бюджета на проекта. Доста е трудно да се прогнозира с абсолютна точност какви ще са бъдещите разходи. Но основата цел и задача от която трябва да се ръководите е да задържите проекта и разходите по него в определеният предварително лимит. В противен случай рискувате да си довлечете на главата доста упреци и ще се наложи да дадете доста обяснения пред висшите ръководни кадри за допълнителните разходи.
Когато наблюдавате реалните разходи спрямо планираните, внимавайте за “подводни камъни” , които могат да объркат плановете ви и които ще увеличат несъмнено разходите ви.
Липсата на твърдо договорени цени с доставчици и подизпълнители и непланирани разходи за персонал, с които осигурявате спазването на графика (тук се включват и допълнителните изработени часове) са от основните елементи, които могат да ви донесат допълнително разходи. Непредвидените разходи за обучение, неочаквани разходи за допълнителна техника, софтуер, наличие на консултантски такси и т.н. са неща с които трябва да се съобразите, ако искате да не индексирате допълнителни, непредвидени разходи.
Повечето от тези разходи за проекта не са в състояние да се предвидят в началото на всеки проект. Затова винаги бъдете внимателни към истинските цифри, когато те започнат да “идват” към вас. Особено некомфортно ще се получи, ако отчетете големи разлики с това какво сте предвидили в бюджета и това какво реално ви трябва като финансов ресурс. Ако се стигне до това, внимателно анализирайте всяка една операция и открийте къде е причината за тях.
Но не винаги новините свързани с бюджета са лоши :) Когато сравнявате предварително определените разходи с реалните, може да отките някой окуражителни аспекти. Някои елементи, които допринасят за запазване на разходите под лимита са:
– капиталовите разходи са по-малки
– лихвените проценти са по-ниски
– персонала се редуцира
Несъмнено като ръководител на проект пред Вас ще стой основната задача за качеството на проекта. Това качество пряко влияе върху неговият успех. Последното нещо, от което се нуждаете е недоволен от крайните резултати клиент или друг заинтересован участник в проекта.
Тук ще си позволя да ви изброя няколко елемента, които ще ви помогнат да постигнете високи резултати:
1. Не претрупвайте проверките на качеството, само и само за да спазите крайният срок. Обикновено разходите за коригиране на един проблем са много по-големи, отколкото за ефективното му разрешаване.
2. Определете стандартите за качество във фазата на планирането. Задължително вземете предвид критериите за качество на фирмата – вътрешно-фирмените стандарти, изискванията на заинтересованите участници, обхвата на проекта и наличието на външни изисквания.
3. Отделете внимание на това как се доставят документите, каква информация дават проверките, списъците или анализите на отделните етапи от разработването на проекта.
4. Определете предварителни показатели на които трябва да отговаря проекта, за да се счита за успешен. Доставените и генерирани документи, които не отговарят на стандартите за качество, ги върнете за ревю от автора или може да ги оставите за преработка, но това само в зависимост от стойността и приоритета им.
Винаги уведомявайте и информирайте заинтересованите участници за развитието на проекта. Договорете се още във фазата на планирането кога и как да предоставяте докладите си.
Изградете добре работеща система за комуникация с всички заинтересовани страни. Като цяла възложителите на проекта искат постоянно да правят корекции по първоначално зададената задача, както и доклади за състоянието и развитието на проекта. Разберете какво очакват те от вас и ги информирайте периодично докъде е стигнала работата. Когато проекта набере скорост , консултирайте се с тях, за да видите какво смятат те за изпълнението на проекта и дали считат предоставената информация за достатъчна.
Придържането ви към критичния път ще ви бъде по-лек, ако на главата ви не “висят” недоволни клиенти, които искат непрекъснато нова и все по-нова информация.
Не забравяйте, че честността винаги е похвална, затова бъдете честни с тях. Не крийте проблемите и не ги омаловажавайте. В противен случай те лесно могат да се превърнат във ваш противник и да доведат до криза в проекта, отколкото ако на време сте уведомили заинтересованите участници. В случай, че са били информирани за целият жизнен път на проекта до момента, те биха могли да предложат помощта си за справяне с проблема.
what do you think?