В следващите няколко реда ще се опитам да ви дам няколко примерни проблема, които биха затруднили вашата работа като ръководител проект. Паралелно с това ще се опитам да фиксирам и вероятни причини за тяхното появяване и какво трябва да направите, за да ги преодолеете.
Проблеми, свързани с екипа
1. Недостиг или липса на умения у някои от членовете
Последствия: проекта няма да се развива толкова бързо, колкото е необходимо, или може да “зацикли”.
Препоръчителни действия: организирайте обучение на даденият член от екипа с цел придобиване на нужните умения. Също така можете да наемете външен консултант или партньор , притежаващ нужните умения.
2. Даден член напуска екипа
Причини: тук не можем да фиксираме конкретни причини за напускане на даден член, но несъмнено неговото отсъствие ще повлияе на работата на екипа. В повечето случаи тези причини не зависят пряко или косвено от ръководител проекта.
Препоръчителни действия: Помислете как да си осигурите резервен вариант за осигуряване на заместител за нужните умения. Осигурете обучение на членовете на екипа си, така че да са в състояние да извършват и покрият нуждата от умения, които е притежавал човека, който ви напуска. Превърнете напускането на член на екипа във възможност да извадите на преден план някой по-способен член на екипа.
Междуличностни проблеми
1. Членовете на екипа са твърде близки
Последствия: членовете на екипа прекарват прекалено време в приятелски разговори и обсъждане на лични проблеми
Препоръчителни действия: изяснете пред всички, че приятелските срещи се организират извън работно време и реорганизирайте така работата на подгрупи, за да попречите на формирането на клюкарски разговори.
2. Липса на гъвкавост в екипа
Последствия: участника в екипа смята, че неговият подход е най-правилен и трудно прилага нови методи на работа. По този начин се оказва пряко влияние върху неговата работа
Препоръчителни действия: още в самото начало на проекта посочете целите и очакванията. Обърнете и отделете нужното внимание на притесненията и страховете на членовете на екипа.
3. Конфликти вътре в екипа
Последствия: тук различията в стила на работа, най-вече различия в характера, експертните мнения и т.н. оказват едно от най-големите въздействия върху дейността по даден проект и по самата работата на хората
Препоръчителни действия: Насочете мислите и емоциите си към постигане на целите на проекта, не към личните пристрастия. Винаги показвайте разбиране и проявете желание да разрешите проблема. Търсете решения за неговото отстранява, отколкото да се оплаквате на трета страна. Бъдете искрен и пряк с другата страна.
Проблеми с производителността
1. Погрешни задачи, в следствие на което се губи време
Последствия: причините се крият в лошото управление на времето. Тук може да се включи и неправилното приоритезиране на задачите и предпочитанията на някои членове на екипа за дадена задача, независимо от нейната категория или приоритет. Понякога се случва и самият ръководител проект да не е успял правилно да дефинира задачите, които трябва да се изпълнят.
Препоръчителни действия: Винаги обяснявайте на екипа кои задачи са важни и кои трябва да се изпълнят първо. Питайте ги, ако има неясноти дайте повече информация за даденият проблем или задача. Осигурете ресурси на членовете на екипа, за да подобрят уменията си за управление на времето.
2. Лошо качество на работата
Последствия: последствията може да настъпят от това, че даден член на екипа не е разбрал правилно какво се иска от него и какви са изискванията на работата. Проблем може да възникне и ако работата се измерва в различни, а не точно определени и стандартизирани показатели, както и ако даден член на екипа няма нужните умения, за да изпълни дадената задача.
Препоръчителни действия: от самото начало на проекта изяснете очакванията за качество и стандартите, спрямо които ще се измерва извършеното от тях. Разработвайте си винаги план за действие за подобряване на качеството на работата на членовете на екипа. Осигурете, ако е необходимо допълнително обучение и подкрепа за развитие на уменията на служителя.
3. Изтощение от прекалената работа
Последствия: тук може да се зародят проблеми и да се стигне до изтощение на член от екипа от прекалената му отдаденост в проекта или се ангажира с изпълнението на твърде много задачи в службата и извън работното време. Също така, често явление за изтощение е, ако даден член на екипа работи прекалено дълго по дадена задача.
Препоръчителни действия: окуражавайте служителите и членовете на екипа да си вземат отпуска или почивка, за да събере свежи сили. Оказвайте му помощ за оптимизиране и промените работния график или нивото на работа, с цел да го освободите от излишните отговорности.
В следващата си тема ще засегна с няколко думи управлението на последната фаза от даден проект – неговото завършване и мигриране към продуктова версия. Това ще бъде и последната ми тема, с която споделям моя скромен опит като ръководител проекти. В нея ще спомена и в кои проекти имам участие като ръководител и на какво ниво от развитието си са те в момента.
видове проблемиуправление на проблемитеУправление на проекти
what do you think?